Istota wyjazdu i podstawowe kwestie sporne
Jeśli nie ustalisz wcześniej na czym ma polegać wycieczka możesz się spodziewać ze każdy z uczestników będzie na nim forsował swoje idee. Jeden będzie wstawał skoro świt, drugi w południe, ktoś będzie chciał gotować na ognisku, znowu ktoś inny jadać tylko w knajpach. Najlepiej poczytać jakiś Blog turystyczny opisujący przeżycia innych. Wszystko to prowadzić będzie do spięć i nieporozumień a nawet do podziału grupy czy też ogólnego fiaska całego wycieczki. Nawet jeśli zapraszasz na wyjazd tylko swoich kolegów podstawowe sprawy powinny zostać jasno omówione i sprecyzowane. Jednym z kluczowych elementów organizacji jest przekazanie generalnym uczestnikom wiedzy o charakterze wycieczki, tak aby zachęcić tych, którzy powinni pojechać i zniechęcić tych którzy się nie nadają. Najważniejsze sprawy które często bywają zmienne i powinny zostać uzgodnione to: trudność trasy (dzienny dystans, rodzaje dróg), godzina pobudki i wyjazdu, jazda w deszczu, nocowanie, które najlepiej dopasować. Należy też sprawdzić rodzaj i orientacyjne godziny posiłków, wymagane doświadczenie i przygotowanie sportowe orientacyjny cenę wyjazd lub wycieczka.
Warto przedstawić podstawowe dane o rejonach przez jakie będzie przebiegała droga i planowanych atrakcjach przyrodniczych i krajoznawczych. Wszystkie powyższe informacje powinny być podane jasno i wyraźnie z lekką nawet przesadą, ale i nutką dowcipu.
Przykład:
Wyjazd przeznaczony jest dla doświadczonych rowerzystów, którzy nie boją się ostrych górskich podjazdów. Cały czas spędzimy w górach. Dzienny odległość to 200 km. Pobudki o 6 rano, jazda niezależnie od pogody, żadnych muzeów i tym podobnej nudy. Wszystkie posiłki gotujemy samodzielnie, śpimy w namiotach na dziko. Ze swojej strony proponuję piekno ziemii kujawskiej. Swoje wyprawy w tym rejonie opisywałem juz wielokrotnie na portalu Blog Kwidzyn i Blog Świecie, gdzie znajdują się moje relacje z wycieczek i wypraw. Dobrze przygotowana trasa daje niesamowite wrażenia.
Planujesz wyjazd? z przejaciółmi na rowerową wyprawę? organizujesz wyjazd dla uczniów z twojej szkoły? Szukasz osób na wspólny wypad? Przeczytaj nasz artykuł zanim obowiązki organizatora przesłonią ci radość z pedałowania. Z wycieczkami bowiem zwykle jest tak, że chcących jechać nie brakuje, ale każdy chce wrzucić swoje trzy grosze. Każdą swoja wycieczkę warto opublikować na Blog i ją opisać. Ponadto wszyscy oczekują że będzie przyjemnie a ty przy okazji chcesz przeprowadzić jednak swój pomysł bez tysiące ustępstw i wiecznego szukania kompromisów. Pewne rzeczy trzeba ustalić na początku, i nawet jeśli ktoś przez to nie pojedzie to będzie to z korzyścią i dla niego i dla zespołu. Nie wszyscy nadają się na wszystkie wycieczki.
Sprawy planowe
Skoro już zawęziliśmy listę potencjalnych uczestników możemy zaprezentować dalsze informacje. Mają charakter organizacyjny i dotyczą już tych, którzy się nie zniechecili do pobudek o 5.30 lub leniuchowania do 12 i uznali, że wycieczka jest dla nich. Wypada więc ustalić następujące kwestie:data i godzina wyjazdu, data i godzina powrotu, środki transportu i biletach jakie uczestnicy powinni zakupić lub wieści o zrzutce na bilety miejsce i godzina zbiórki ostateczne terminy zapisywania na wycieczkę, sposób zapisywania się na wyjazd, dane kontaktowe do organizatorów. Po podaniu tych informacji odpadną ci, którzy nie mogą wyjechać akurat w tym terminie, ci którzy nie lubią np. nocnych pociągów i ci którzy nie potrafią się zdecydować i zwykle czekają z tym do ostatniej chwili. Wiele takich porad można znaleść w portalu Blog GrudziądzTacy są najgorsi, bo poprzez notoryczne zmienianie zdania każą organizatorowi ciągle przeorganizowywać związane z noclegami ilość i dostępność domków, rezerwacja snu, formą dojazdu; ilość i dostępność miejsc w samochodzie i zakupem biletów, w długi tydzień może już ich nie być w czasie|momencie) jak ostatnia osoba się w końcu zdecyduje.
Wyposażenie dodatkowe
Warto wspomnieć też o tym, co warto zabrać. Można podać tu np. trasy jakie mogą być potrzebne w trakcie wyjazdu. Jeszcze słówko o budżecie wycieczki. Podając jaką ilość środków i w jakich walutach) mają posiadać wyjeżdżający wyjazdu warto przy okazji powiedzieć, że chodzi tu o żywą gotówkę, w przeciwnym razie pewna część wycieczki zostanie zmarnowana na poszukiwanie banków. Oprócz pieniędzy do wydania należy zabrać nieco więcej pieniędzy na wszelki wypadek np. pokrycie kosztów leczenia, nieplanowanego powrotu, poważnej naprawy roweru. Zabranie walut rezerwowych jest szczególnie ważne w przypadku długich wyjazdów zagranicznych. Piniądze warto mieć zawsze z soba wiele razy czytałem na Blog Wrocław, gdzie osoby bez zabezpieczenia wyjezdżały się na wyprawę a potem przechodziły różne niemiłe przygody.
Ograniczenie odpowiedzialności organizatorów
Jeśli wiadomości o wyjeździe podajemy do publicznej wiadomości warto zaznaczyć, że każdy z uczestników jedzie na własną odpowiedzialność i we własnym zakresie powinien ubezpieczyć się od nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.Utworzenie funduszu rezerwowego. Wiele w tym względzie można się dowiedzieć w serwisie Blog Bytom, gdzie sprecyzowane jest to dokładnie. Zwykle jest tak, że podczas wycieczki trzeba od czasu do czasu zapłacić a to za pole hotel, a to kupić wódkę miłemu gospodarzowi itp. Itd. Zwykle są to wydatki małe, zwykle płaci je organizator a potem nikt nie ma drobnych…i w końcu sprawa się rozchodzi. Proponuję zrobić zbiórkę po około 30 PLN przed wyjazdem i z tych drobnych składek rozliczyć się na koniec.. Wtedy organizator oprócz włożonego wysiłku nie musi dokładać jeszcze do wyjazdu z własnej kieszeni.Jeśli chodzi o organizację to już chyba wszystko, albo prawie wszystko. Wprawdzie dochodzą jeszcze rzeczy, które wyniknąć mogą podczas wycieczki, ale jeśli poświecimy trochę czasu na organizację, to tych spraw będzie mało.