Warto zaprezentować podstawowe informacje o rejonach przez jakie będzie przechodziła trasa i planowanych atrakcjach przyrodniczych i krajoznawczych. Wszystkie powyższe informacje powinny być podane jasno i wyraźnie z słabą nawet przesadą, ale i nutką humoru.
Przykład:
Wyjazd przeznaczony jest dla zadeklarowanych rowerzystów, którzy nie boją się stromych górskich podjazdów. Cały czas przebędziemy w górach. Dzienny dystans to 200 km. Pobudki o 6 rano, jazda niezależnie od pogody, żadnych muzeów i tym podobnej nudy. Wszystkie posiłki gotujemy osobiście, zasypiamy w namiotach na dziko. Ze swojej strony polecam piekno ziemii kujawskiej. Swoje wycieczki w tym miejscu opisywałem juz wielokrotnie na portalu Blog Kwidzyn i Blog Świecie, gdzie znajdują się moje relacje z wycieczek i wypraw. Dobrze zaplanowana trasa daje niesamowite wrażenia.
Istota wycieczki i priorytetowe sprawy odmienne
Jeśli nie ustalisz zawczasu na czym ma polegać wycieczka możesz się spodziewać ze każdy z uczestników będzie na nim forsował swoje myśli. Jeden będzie wstawał skoro świt, drugi w południe, ktoś będzie chciał gotować na ognisku, znowu ktoś inny jadać tylko w knajpach. Najlepiej poczytać jakiś Blog turystyczny opisujący przeżycia innych. Wszystko to prowadzić będzie do sporów i nieporozumień a nawet do podziału grupy czy też ogólnego fiaska całego wyjazdu. Nawet jeśli zapraszasz na wyjazd tylko swoich znajomych podstawowe sprawy powinny zostać jasno omówione i sprecyzowane. Jednym z kluczowych elementów organizacji jest przekazanie generalnym uczestnikom wiedzy o charakterze wycieczki, tak aby zachęcić tych, którzy muszą pojechać i zniechęcić tych którzy się nie nadają. Najważniejsze sprawy które często bywają sporne i powinny zostać uzgodnione to: trudność trasy (dzienny dystans, rodzaje dróg), godzina pobudki i wyjazdu, jazda w deszczu, noclegi, które najlepiej przygotować. Należy też obadać rodzaj i orientacyjne godziny posiłków, wymagane doświadczenie i przygotowanie sportowe orientacyjny koszt wyjazd lub wycieczka.
Sprawy organizacyjne
Skoro już zawęziliśmy listę potencjalnych uczestników możemy zaprezentować dalsze informacje. Mają styl organizacyjny i dotyczą już tych, którzy się nie zniechecili do pobudek o 6.30 lub leniuchowania do 10 i uznali, że wycieczka jest dla nich. można więc ustalić następujące sprawy:data i godzina wyjazdu, data i godzina powrotu, środki transportu i biletach jakie uczestnicy powinni zakupić lub informacje o zrzutce na bilety miejsce i godzina zbiórki ostateczne terminy zapisywania na wycieczkę, sposób zapisywania się na wyjazd, dane kontaktowe do organizatorów. Po podaniu tych informacji odpadną ci, którzy nie mogą wyjechać akurat w tym terminie, ci którzy nie lubią np. nocnych pociągów i ci którzy nie potrafią się zdecydować i zwykle czekają z tym do ostatniej chwili. Wiele takich opisów można znaleść w serwisie Blog GrudziądzTacy są najgorsi, bo poprzez ciągłe zmienianie zdania każą organizatorowi ciągle przeorganizowywać sprawy z noclegami ilość i dostępność domków, rezerwacja snu, formą dojazdu; ilość i dostępność ludzi w samochodzie i zakupem biletów, w długi tydzień może już ich nie być w czasie|momencie) jak ostatnia osoba się w końcu zdecyduje.
Chcesz wybrać się? ze znajomymi na rowerową wyprawę? Planujesz wyjazd dla studentów z twojej szkoły? Szukasz ludzi na wspólny wyjazd? Przeczytaj nasz artykuł zanim obowiązki organizatora przesłonią ci radość z pedałowania. Z wycieczkami bowiem zwykle jest tak, że chcących jechać nie brakuje, ale każdy chce wrzucić swoje trzy grosze. Każdą swoja przygodę warto opublikować na Blog i ją opisać. Ponadto wycieczki oczekują że będzie przyjemnie a ty przy okazji chcesz zrealizować jednak swój pomysł bez tysiące ustępstw i wiecznego szukania kompromisów. Pewne rzeczy trzeba ustalić na początku, i nawet jeśli ktoś przez to nie pojedzie to będzie to z korzyścią i dla niego i dla zespołu. Nie wszyscy nadają się na wszystkie wycieczki.
Wyposażenie dodatkowe
Warto powiedzieć też o tym, co warto wziąść. Można podać tu np. mapy jakie mogą być potrzebne podczas wyjazdu. Jeszcze słówko o kosztach wycieczki. Podając jaką ilość kasy i w jakich walutach) mają posiadać uczestnicy wyjazdu warto przy okazji powiedzieć, że chodzi tu o żywą walutę, w przeciwnym razie pewna część wycieczki zostanie zmarnowana na poszukiwanie bankomatów. Oprócz kasy do wydania należy zabrać nieco więcej kasy na wszelki wypadek np. pokrycie kosztów wypadków, nieplanowanego powrotu, poważnej naprawy roweru. Zabranie walut rezerwowych jest szczególnie ważne w przypadku długich wyjazdów zagranicznych. Piniądze warto mieć zawsze z soba wiele razy czytałem na Blog Wrocław, gdzie wycieczki bez pieniędzy wybrały się na wyprawę a potem przechodziły różne niemiłe przygody.
Ograniczenie odpowiedzialności kierownika
Jeśli informacje o wyjeździe podajemy do publicznej wiadomości warto zauważyć, że każdy z uczestników jedzie na własną odpowiedzialność i we własnym zakresie powinien ubezpieczyć się od nieszczęśliwych katastrof i kosztów leczenia.Utworzenie funduszu rezerwowego. Wiele w tym temacie można się dowiedzieć w serwisie Blog Bytom, gdzie sprecyzowane jest to dokładnie. Zwykle jest tak, że podczas wycieczki trzeba od czasu do czasu zapłacić a to za pole hotel, a to kupić wódkę miłemu gospodarzowi itp. Itd. Zwykle są to kwoty niewielkie, zwykle płaci je organizator a potem nikt nie ma drobnych…i w końcu sprawa się rozchodzi. Proponuję zrobić zbiórkę po około 30 PLN przed wyjazdem i z tych drobnych składek rozliczyć się na koniec.. Wtedy organizator oprócz włożonego wysiłku nie musi dokładać jeszcze do wyjazdu z własnej kieszeni.Jeśli chodzi o organizację to już chyba wszystko, albo niemal wszystko. Wprawdzie dochodzą jeszcze sprawy, które wyniknąć mogą podczas wycieczki, ale jeśli poświecimy trochę czasu na organizację, to tych spraw będzie niewiele.